E-Rechnung einfach – Rechnungsprogramm für kleine Unternehmen

Ja, Sie wählen bei jeder Rechnung im Formular zwischen Kleinunternehmer, Regelbesteuerung 19 %, ermäßigt 7 % und Bauleistungen (§ 13b).

Ja. Freiberufler sind umsatzsteuerlich Unternehmer, für sie gelten bei Rechnungen an Unternehmen dieselben Regeln zur E-Rechnung. Ob Sie als Kleinunternehmer oder mit Umsatzsteuer abrechnen: Sie erfassen Ihre Leistungen nach Stunden, Tagen oder pauschal und erzeugen daraus eine XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung. Die Vollversion läuft unter Windows; die Online-Demo können Sie mit jedem Betriebssystem nutzen.

Nein. Pro Rechnung wird ein Abrechnungsfall gewählt. Für gemischte Steuersätze innerhalb einer Rechnung oder weitere Sonderfälle ist eine umfangreichere Software die bessere Wahl.

Ja. Für Bauleistungen im Reverse-Charge-Verfahren erstellt E-Rechnung einfach die Rechnung ohne Umsatzsteuerausweis mit dem gesetzlich vorgeschriebenen Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers – wählbar direkt im Formular, ohne separate Software für Bau-Subunternehmer. Die USt-IdNr. des Leistungsempfängers wird dabei als Pflichtangabe abgefragt und auf das Format geprüft.

Abschlags- und Schlussrechnungen ja, einen Sicherheitseinbehalt nicht. Sie wählen im Formular „Abschlagsrechnung“ (mit Nummer des Abschlags) oder „Schlussrechnung“. Die Schlussrechnung weist die gesamte Leistung mit voller Umsatzsteuer aus; die bereits gestellten Abschlagsrechnungen tragen Sie mit Nummer, Datum und Netto-Betrag ein, das Programm zieht sie samt Umsatzsteuer ab und weist den Zahlbetrag aus. So ist auch eine kumulierte Abschlagsrechnung möglich. In der E-Rechnung werden Belegart und bereits gezahlter Betrag in den dafür vorgesehenen Feldern hinterlegt. Einen Projektverlauf führt das Programm nicht – die früheren Abschläge geben Sie selbst ein. Ein Sicherheitseinbehalt mindert nur die Zahlung, nicht das Entgelt, und wird deshalb nicht abgezogen; einen Hinweis darauf können Sie im zusätzlichen Text angeben. Stimmen Sie die Darstellung Ihrer Schlussrechnung im Zweifel mit Ihrem Steuerberater ab.

Ja. Im aufklappbaren Bereich „Angaben für den Auftraggeber“ tragen Sie bei Bedarf Projekt bzw. Gewerk, Bestellnummer, Angebot, Ihre Lieferantennummer beim Auftraggeber, Kostenstelle und Ansprechpartner ein. Die Angaben erscheinen unter der Überschrift der Rechnung und stehen in der E-Rechnung in den dafür vorgesehenen Feldern, das Angebot als Bemerkung. Viele Baufirmen und Behörden verlangen solche Angaben, damit sie die Rechnung zuordnen können.

Ja. Im Formular wählen Sie „Rechnungskorrektur (Storno, Gutschrift)“ und tragen Nummer und Datum der ursprünglichen Rechnung ein. Die Positionen erfassen Sie wie bei einer normalen Rechnung mit positiven Beträgen – bei einem Storno alle Positionen der Originalrechnung, bei einer Teilgutschrift nur die betroffenen Positionen. Der Beleg erhält eine eigene Rechnungsnummer und wird als Rechnungskorrektur gekennzeichnet. Die Positionen werden nicht automatisch aus der Originalrechnung übernommen.

Ja, optional. Sie geben Prozentsatz und Frist an. Auf der Rechnung erscheint der Hinweis mit den Fristen, und in der E-Rechnung wird das Skonto so hinterlegt, wie es der XRechnung-Standard vorsieht. Bei einer Rechnungskorrektur entfällt das Skonto.

Ja, beides ist optional. Ihr Logo (PNG oder JPG) wählen Sie bei Bedarf einmal im Formular aus. Es wird automatisch verkleinert, erscheint oben rechts auf der PDF-Rechnung und wird mit Ihren Verkäuferdaten gespeichert. Zusätzlich können Sie bei jeder Rechnung einen eigenen Text mit bis zu 500 Zeichen eingeben, zum Beispiel einen Dank oder einen Hinweis. Er steht am Ende der Rechnung und wird in der E-Rechnung als Bemerkung mitgespeichert. Eine reine XRechnung besteht nur aus Daten, dort sehen Sie das Logo lediglich auf Ihrer PDF-Kopie.

Ja. Nach den GoBD (den Vorgaben für die Aufbewahrung elektronischer Unterlagen) muss die Rechnung unverändert, vollständig und maschinell auswertbar bleiben, gesetzlich 8 Jahre lang. Bewahren Sie die XML-Datei unverändert auf, bei ZUGFeRD reicht die PDF mit eingebetteter XML – ein Ausdruck genügt nicht. Ein teures Cloud-Archiv oder Abo brauchen Sie dafür nicht. Bewährt hat sich: die erzeugten Dateien aus dem Download-Ordner in einen festen Rechnungsordner verschieben (z. B. nach Jahren sortiert), sie dort nicht mehr verändern, Fehler nur über eine Rechnungskorrektur berichtigen und den Ordner regelmäßig zusätzlich auf ein Medium sichern, das sich nicht nachträglich überschreiben lässt (z. B. eine einmal beschreibbare BD-R) oder getrennt vom PC aufbewahrt wird. Halten Sie in einer kurzen Verfahrensdokumentation fest, wie Sie Rechnungen erstellen, wo Sie sie ablegen und wie Sie sie sichern. Dasselbe gilt für empfangene E-Rechnungen. E-Rechnung einfach erzeugt die Dateien, die GoBD-gerechte Aufbewahrung liegt in Ihrer eigenen Verantwortung; im Zweifel hilft Ihnen Ihr Steuerberater.

Nein. E-Rechnung einfach ist eine eigenständige Lösung zur Erstellung von E-Rechnungen und ersetzt keine vollständige Buchhaltung.

Nein. E-Rechnung einfach ist bewusst nur für das Erstellen Ihrer eigenen Rechnungen gemacht. Für den Empfang brauchen Sie aber kein eigenes Programm: Es genügt ein E-Mail-Postfach, an das Ihre Lieferanten die E-Rechnungen schicken. Eine ZUGFeRD-Rechnung öffnen Sie wie jede PDF-Datei; eine XRechnung (reine XML-Datei) zeigt Ihnen der kostenlose E-Rechnungs-Viewer von ELSTER lesbar an – der Link dazu steht auch im Programm. Bewahren Sie empfangene E-Rechnungen unverändert als Originaldatei auf, nicht nur als Ausdruck.

Bei der Vollversion nein – die Anwendung läuft lokal auf Ihrem Windows-PC.

Nein. Sowohl die Online-Demo als auch die Windows-Testversion kennzeichnen erzeugte Dateien eindeutig als Testrechnung. Die formelle Gültigkeit der erzeugten Dateien können Sie trotzdem mit den oben genannten Validatoren prüfen.